À cette époque où la digitalisation commence à couvrir presque tout le domaine professionnel, différents concepts font leur apparition. Bon nombre de personnes peuvent ne pas connaître la « Business intelligence (BI) », pourtant elle s’intègre déjà dans tous les process internes de chaque organisation. Ne serait-ce qu’un simple tableau Excel reflète déjà cette technologie qui aide à la prise de décision.
Face à l’immensité des données collectées, de plus en plus d’entreprises décident de développer une solution BI pour exploiter ces informations. Un tel projet est essentiel pour la réussite d’une organisation. Il convient donc d’y faire adhérer toutes les équipes. Mais comment ? Parfois, lorsqu’on propose aux collaborateurs un changement, la résistance prime. Découvrez dans cette rubrique les bonnes pratiques afin de réussir la mise en place de ce projet.
Prendre en compte des avantages du changement
Le projet de Business Intelligence consiste à convertir les données en informations exploitables. Elles sont ensuite transformées en connaissance afin d’aider leurs utilisateurs à faciliter leur prise de décision. Il sert, à ce titre, à générer une vue d’ensemble et permettre à tous les collaborateurs d’analyser leurs data. La démarche vise à faire de nouvelles découvertes et optimiser le décisionnel. De nos jours, la conversion numérique fait partie des projets stratégiques les plus importants. Pour tirer le meilleur parti de cette évolution, il faudra inciter les acteurs concernés.
La première chose à réaliser est d’identifier aussi bien les besoins que les avantages du processus. Il vaut mieux prendre en compte les raisons qui peuvent motiver les entités à mettre en place un projet BI. À chacun ses propres motifs. Il peut s’agit de l’éclaircissement de la prise de décision, l’amélioration de la compétitivité, la quête de profits concurrentiels, l’amélioration de la collecte et du traitement des données, etc. L’identification des sources de motivation est importante pour impliquer les équipes qui travaillent dans le domaine et limiter la résistance au changement.
Renforcer la communication
Pour faire accepter cette transformation au niveau de l’entreprise, il vaut mieux établir une réflexion stratégique et mettre en place un processus de management permettant d’accompagner les équipes métier. Cela commence par la bonne communication afin de convaincre l’ensemble des acteurs impliqués. En apprenant à ces gens les bénéfices de la mise en place d’un projet BI, ils finissent par accepter de s’y intégrer et contribuer également à sa réussite.
Essayez de dresser régulièrement un bilan avec l’ensemble des équipes sur la stratégie à déployer, les actions, les décisions ainsi que les impacts de celles-ci. Il est plus préférable de travailler en toute transparence pour pouvoir séduire plus facilement tous les collaborateurs et leur pousser à vous faire confiance. Cette approche se révèle nécessaire pour limiter les risques d’échec et instaurer plus rapidement le plan d’amélioration.
En plus de faire accepter le lancement du projet, la communication régulière est également l’occasion d’entamer une nouvelle dynamique collaborative. Sans oublier de rester à l’écoute de tous les membres.
Établir des objectifs motivants et impliquer les équipes métiers
Pour réussir le projet de Business Intelligence, il faut aviser toutes les parties prenantes des objectifs à atteindre. S’engager avec elles depuis le début, au moment de l’analyse des besoins et l’établissement des cahiers de charge, constitue la base des succès opérationnels. À force d’encourager les équipes à participer à chaque proposition et mettre en œuvre leur point de vue ou encore leur expertise, elles finissent par s’investir à fond. Donnez-leur plus d’importance afin de concrétiser leur engagement dans le projet.
Tout le monde doit établir des objectifs motivants et trouver un intérêt de les mettre en place. Il est important qu’aucun des acteurs ne se sente désavantagé afin d’éviter de nuire à la collaboration aussi bien actuelle que dans le futur. La communication et les échanges restent toujours d’actualité entre toutes les parties prenantes des actions qui doivent être régulièrement impliquées tout au long du projet. Il est également primordial que ces gens soient conscients de l’enjeu de ce dernier.
Donner des formations sur le logiciel BI aux collaborateurs
Parfois, le manque de connaissances appropriées constitue une impasse lorsqu’on décide d’apporter une modification au niveau d’une organisation. Pour éviter un quelconque blocage, la meilleure option est d’encourager les équipes à suivre une formation adéquate au logiciel BI utilisé. Ainsi, chaque partie prenante deviendra autonome dans la mise en œuvre du projet et se rend compte en peu de temps de la valeur ajoutée de cet outil.
L’apprentissage doit être effectué, de préférence, en amont du changement afin de pouvoir laisser les apprenants réagir dans les meilleurs délais et s’adapter également. Le volet formation, alliant des parties théoriques et pratiques, rend les personnes concernées plus enclines à travailler en toute réflexion quant à la gestion et l’analyse des données. Elles seront ainsi capables de s’investir efficacement dans le projet. N’hésitez pas à faire le point ensemble en demandant de temps en temps aux équipes les gains de productivité générés par les outils innovants. C’est aussi une manière de mesurer la réussite sur une certaine période.
