Les meilleurs outils de pilotage de la performance en entreprise 

La gestion d’une entreprise requiert des connaissances, des capacités et l’usage d’outils adaptés. C’est ces outils qui doivent procurer toutes les informations cruciales sur l’entreprise au gérant et aux managers. Ainsi, celui-ci est en mesure de prendre les décisions adéquates pour optimiser la rentabilité de sa société. Cependant, le choix des instruments de pilotage de la performance ne se fait pas au hasard. À ce propos, voici les dispositifs essentiels !

Outil de performance : quelle utilité en entreprise ?

Pour les managers, la réussite d’une entreprise est basée sur une bonne gestion des équipes de travail. Les ressources essentielles sont le personnel et la finance. Cependant, ils semblent délaisser un élément important : les instruments de pilotage. Un outil de pilotage est un indicateur de la performance d’une entreprise.

À ce titre, il facilite la prise de décisions appropriées à la croissance rapide de la société. Cet instrument d’aide au pilotage entreprise est composé d’indicateurs de performance et de technologies avancées. Bien évidemment, il y a également l’intelligence artificielle qui est un élément incontournable.

En effet, l’IA intégrée permet la collecte d’informations exactes sur l’entreprise, et ce, en temps réel. Cette caractéristique donne un certain avantage à la société adoptant ces baromètres de performance. Grâce à eux, l’entrepreneur adopte les bonnes pratiques pour surpasser ses concurrents.

Il existe une panoplie d’outils de pilotage de performance. Toutefois, ils sont peu à remplir les conditions requises pour apporter une plus-value. Au nombre des instruments recommandables, il y a le tableau de bord, Qlik Sense, les outils comptables traditionnels, la feuille Excel.

1. Tableau de bord : l’indispensable en matière de gestion

Le pilotage de la performance d’une entreprise requiert un processus en quatre étapes. Il s’agit de :

  • la récolte des informations ;
  • la centralisation des données ;
  • l’analyse ;
  • la prise de décision.

Au cours de ces mouvements, le chef d’entreprise obtient une vue d’ensemble. De cette façon, il est en mesure de synthétiser les points importants de l’activité. Il faut donc dire que le tableau de bord est important parce qu’il permet d’atteindre deux objectifs à la fois. En premier lieu, il prévient les difficultés. En second lieu, il favorise les actions correctrices sur le dispositif de fonctionnement.

Ainsi, avec cet outil de pilotage, le gestionnaire suit la santé financière de son entreprise. Pour jouer ce rôle, cet instrument utilise les indicateurs de performance pertinents (KPI). Ces derniers sont utiles tout au long des phases citées ci-dessus.

Récolte des informations

Lors de cette première étape, l’instrument de pilotage entreprise va retrouver les indicateurs et formaliser les objectifs. Pour commencer, il va regrouper tous les éléments collectés en 4 groupes d’indicateurs à savoir : physiques, économiques, humains et suivis de projets. Chacune de ces catégories possède un rôle précis dans la vie de la société.

Bien évidemment, toutes les informations ne sont pas indispensables. Il revient donc à l’utilisateur de choisir les groupes d’indicateurs idéaux pour son tableau de bord de gestion. Il peut également se servir de ses prévisions antérieures à la création de l’entreprise lors de la sélection.

Centralisation des données

Quelles que soient les informations recueillies, elles doivent être stockées pour donner une vue globale. Autrement dit, les stocks, les ventes, les chiffres d’affaires et le nombre de prospects doivent être regroupés dans le tableau de bord. Ce faisant, le chef d’entreprise retrouve toutes les informations dont il a besoin au même endroit.

Ce type de stockage se fait de façon automatique grâce à la Business Intelligence. Cet outil offre une nouvelle dimension au tableau de bord. En d’autres termes, le BI rend intelligent l’instrument de performance. Ce qui le place au-dessus d’une simple feuille Excel. Ainsi, il permet au gestionnaire de connaître la place occupée par sa société sur le plan local et international.

Analyse des éléments de pilotage de la performance

L’un des précieux atouts du tableau de bord est la mise en évidence des écarts. En effet, cet outil ressort tous les espacements entre les prévisions et le niveau réel de l’activité. Pour obtenir des résultats concrets, une détermination exacte des objectifs doit avoir été préalablement faite. Il faut également ajouter que l’utilisateur doit se poser les bonnes questions.

Ces interrogations doivent avoir un rapport à :

  • l’évolution de l’entreprise en tenant compte de son environnement ;
  • l’apparition ou non de problèmes internes ;
  • le type de conjoncture rencontré.

Une fois toutes les réponses obtenues, le dirigeant peut passer à la prise des décisions. Il convient de notifier que les jeunes firmes doivent faire ce travail d’analyse de façon hebdomadaire ou mensuelle. Cela leur permet de mieux connaître leur évolution et d’éviter d’être détournés de leurs objectifs principaux.

Prise de décision

Étant une aide à la compréhension de la vie de l’entreprise, le tableau de bord permet à son utilisateur de prendre des décisions utiles. À la fin de l’analyse, il revient au dirigeant de la société de mieux avancer vers ses objectifs.

Pour le faire, il peut affiner ses méthodes actuelles pour l’obtention de résultats élevés. Par contre, si aucun effet n’est ressenti, le chef d’entreprise change totalement de technique. Il prendra d’autres mesures compatibles à ses prévisions. Peu importe les modifications à faire, une ou plusieurs actions sont mises sur pied pour le bien-être de la société.

Bon à savoir : en cas d’écarts, les réajustements ne concernent pas uniquement les départements de la finance, de vente ou de production. Ils concernent également la direction marketing, le service de la logistique, le CRM et toutes les autres sections de l’entreprise.

2. QlikView et Qlik Sense :  les tableaux de bord dits « intelligents »

QlikView et Qlik Sense sont deux outils intelligents dont le but est de faciliter l’étude des informations collectées. Ils contiennent en leur sein des cartes et des graphiques. Ces composantes offrent une grande efficacité à ces outils de pilotage de la performance. Bien qu’ayant les mêmes buts, ces deux instruments de mesure fonctionnent différemment.

QlikView

QlikView s’est imposé sur le marché comme étant le meilleur logiciel de Business Intelligence du moment. Cela a été possible grâce au « Business Discovery Collaborative » intégré au programme. Cela signifie que le partage et la collaboration sont au cœur du cheminement décisionnel.

Avec une telle potentialité, toutes les personnes impliquées dans la prise de décision peuvent interagir en temps réel. QlikView facilite les dialogues et les perspectives partagées. En plus de cela, il offre une bonne expérience du BI en libre-service. Par conséquent, l’instance décisionnaire accomplit son travail en se basant sur des informations bien analysées.

Les avantages principaux

Les privilèges offerts par QlikView dans le pilotage de la performance sont nombreux. Pour commencer, ce programme permet l’identification des tendances associées aux décisions pertinentes. En plus, il favorise les découvertes pouvant y déboucher grâce à la génération de perspectives et les questionnements utiles.

Ensuite, ce logiciel BI offre une vue d’ensemble sur l’activité au chef d’entreprise. Il suffit de saisir un mot clé dans la barre de recherche pour obtenir toutes les informations liées, et ce, de manière instantanée. Cette aptitude facilite l’établissement de connexions entre les données provenant de différents départements de l’entreprise.

Il faut souligner que la segmentation des données est un atout précieux conféré par QlikView. De cette façon, il est aisé de subdiviser les informations en fonction du nombre de groupes de travail ou d’équipes. Cette répartition tient aussi compte des besoins spécifiques au métier de certains services.

Enfin, la présentation est attrayante grâce aux graphiques et cartes colorées. L’interactivité du programme est aussi un grand avantage pour tous ses utilisateurs. À ce propos, il est accessible à toutes les couches de travail de l’entreprise.

Par ailleurs, QlikView assure une transparence totale dans le travail produit. En effet, il permet à un utilisateur d’intégrer des critères décisionnels en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, il est quasi impossible d’y faire une fraude.

QlikView : les autres privilèges

Cet outil de pilotage d’entreprise assure une bonne collaboration entre les différents intervenants dans la prise de décision. QlikView s’adapte aux besoins de la société dès son installation. Par son biais, les dirigeants ont :

  • un contrôle total de la sécurité ;
  • une bonne vue sur l’évolution de l’activité ;
  • un large éventail d’options de déploiement.

Il faut également ajouter qu’il existe une version mobile de ce logiciel de pilotage de la performance. Par conséquent, l’utilisateur peut en faire usage partout dans le monde et en tirer des informations en temps réel.

Qlik Sense

Qlik Sense est un outil de pilotage de la performance optimisé. Il est la version améliorée de QlikView. Ce dernier a révolutionné le marché du Business Intelligence, mais son successeur le conduit vers une nouvelle ère. Grâce aux ajouts de nouvelles fonctionnalités, Qlik Sense offre une expérience BI originale.

Une exploration illimitée

Cet outil de performance permet une utilisation sans limites au chef d’entreprise. En matière d’analytics, cette liberté est inédite. En effet, il lui est possible de consulter librement la data à partir de n’importe quel support technique. Cela est faisable grâce à des sélections et recherches globales puissantes. Les visualisations intelligentes impactent positivement aussi cette aptitude du programme.

En outre, les applications d’analyse intégrées permettent la réalisation de découvertes globales et audacieuses. Ainsi, l’analytique embarquée du logiciel favorise l’intégration des fonctions au flux de travail. Par conséquent, peu importe la masse de données, Qlik Sense peut la contrôler.

Regroupage et extirpation de la richesse des informations

Cet instrument de pilotage de la performance est unique à cause d’une seule raison : mise en exergue de la richesse des données. Doté d’un moteur associatif, Qlik Sense propose plusieurs combinaisons illimitées d’informations.

Quelles qu’en soient la taille et la source, ce programme indexe toutes les connexions situées au sein de la data. Ainsi, le ou les utilisateurs peuvent aisément comprendre les données voire identifier celles qu’ils ne soupçonnaient pas.

Incorporation d’une nouvelle génération d’IA

L’intelligence artificielle de Qlik Sense s’appuie sur la technologie avancée pour révéler des informations contextuelles et générer des suggestions. Ainsi, il est aisé à l’utilisateur de faire de nouvelles découvertes. Cette facilité d’exploration ajoutée à la puissance de l’intelligence augmentée renforce la « data literacy » du personnel.

Adaptation à toutes les solutions

En matière de déploiement, Qlik Sense détient une plateforme multi-Cloud qui facilite la prise en charge d’un grand volume de données. De ce fait, cet outil de performance intègre tous les types d’environnement.

Autrement dit, il est adéquat sur site et dans le Cloud. Il peut également servir de solution d’analyse SaaS complète. La prise en charge d’un grand volume d’informations n’affecte pas les performances du programme. Elle n’impacte pas non plus la sécurité des données.

3. Les outils comptables : incontournables pour une bonne gestion

Peu importe, à quel point le monde de gestion se modernise, les outils traditionnels de gestion comptable demeurent importants. Ils favorisent un pilotage de la performance en entreprise sur le plan financier.

Leurs actions se ressentent principalement sur le moyen et le long terme. Il convient de souligner que leur but est d’offrir une vue précise des charges et produits de la société. Mieux, ils permettent la détermination des coûts de revient exact par activité. Il existe deux types d’outils comptables à savoir : statiques et dynamiques.

Outils comptables statiques

Cette forme d’outil comptable s’installe à l’intérieur de la société. En d’autres termes, ce sont des logiciels qui sont importés dans l’entreprise afin de faciliter l’exécution des fonctions comptables. Il s’agit de :

  • la passation des écritures comptables ;
  • l’établissement des fiches de paies ;
  • les déclarations fiscales ;

Le côté avantageux de cette solution est que les informations de l’entreprise sont préservées. Elles sont traitées en interne et le logiciel est personnalisable à souhait. Par contre, elle requiert l’emploi d’un comptable et peut-être sa formation sur l’usage de l’outil de performance. Ce qui est synonyme de frais considérables.

Outils comptables dynamiques

Ces instruments de gestion sont proposés par des plateformes réputées pour leur expertise et leur sérieux. Ils sont disponibles sur internet et leur usage demande le paiement d’un abonnement. Certains logiciels comptables en ligne requièrent plutôt une rémunération de la prestation.

Bien qu’il en existe qui soient gratuits, il est préférable de choisir ceux payants. Ainsi, la qualité de la prestation est garantie. Il faut aussi dire que les fonctionnalités sont plus nombreuses. Ceci permet à l’utilisateur d’avoir une vue réelle de sa comptabilité et de ses finances.

Les logiciels comptables en ligne sont privilégiés par la majorité des chefs d’entreprise. Cette solution BI permet à l’utilisateur de s’exempter de nombreux frais supplémentaires, notamment le salaire d’un comptable. En plus, les nouvelles dispositions de la loi des finances sont automatiquement ajoutées.

À ce jour, les programmes de gestion comptable les plus sollicités en France sont :

  • Indy ;
  • Sage Ciel ;
  • EBP ;
  • QuickBooks ;
  • Evoliz ;
  • MaCompta.fr

À cette liste s’ajoutent les logiciels de type Freemium comme Zefyr et KoalaME.

4. La feuille Excel : le classicisme au service de l’entreprise

Efficace pour le rassemblement des données, Excel est le premier logiciel de centralisation d’informations. Une feuille Excel peut regrouper les éléments logistiques, financiers, commerciaux et marketing d’une entreprise. Ce programme est donc à l’origine des logiciels BI modernes. Mieux, les tableaux de bord intelligents sont considérés comme ses descendants.

Facile à obtenir et à utiliser, Excel continue d’être au cœur de la vie des petites et moyennes entreprises. N’ayant pas une grande masse de données à traiter, ces sociétés ont simplement recours aux fonctionnalités de cet instrument de pilotage de la performance. À ce propos, les indicateurs de performance les plus pertinents peuvent être surveillés dans ce logiciel.

En effet, il suffit de les intégrer dans les tableurs et de les croiser. Ce faisant, les éventuels écarts se révèlent. Ce qui permet au dirigeant de prendre les décisions adéquates pour un redressement de situation.

Toutefois, la feuille Excel demande beaucoup d’effort pour obtenir des résultats concrets. En premier lieu, les KPI doivent être introduits manuellement. Cette action nécessite une bonne concentration afin de ne pas commettre d’erreurs. Ensuite, les reportings sont à faire régulièrement pour que les résultats soient à jour.

Il faut ajouter que la mise à jour complète du logiciel de pilotage de la performance est à faire manuellement. Au vu de toutes ces contraintes, il est préférable que la feuille Excel soit utilisée par les entreprises ayant un petit volume de données. Au-delà d’une certaine limite, cette solution BI devient inappropriée.

 

En somme, les meilleurs outils de pilotage de la performance à l’instar de QlikSense, sont primordiaux pour la pérennité d’une firme. Ils possèdent à la fois des avantages et des insuffisances. Néanmoins, il faut noter que l’adoption d’un outil de performance tient compte de la taille de l’entreprise adoptante.